Privacy Policy
Versie september 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
NOORDVORM VOF is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen via info@noordvorm.com.
Bedrijfsgegevens: KvK-nummer en vestigingsgegevens worden aangevuld zodra deze definitief beschikbaar zijn.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
NOORDVORM verwerkt persoonsgegevens die rechtstreeks worden verstrekt, die ontstaan tijdens de dienstverlening en die via de website worden verzameld.
Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van een bericht of aanvraag.
Klant- en factuurgegevens: gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, facturatie, betalingen en administratie.
Opdrachtgegevens: foto's, briefings, referentiemateriaal, logo's, productbeelden en andere bestanden die voor een opdracht worden aangeleverd. Deze bestanden bevatten soms persoonsgegevens van de opdrachtgever of van derden.
Website- en gebruiksgegevens: gegevens die via cookies en analysetechnieken worden verwerkt, waaronder technische en gebruiksgegevens voor zover deze door de gebruikte website- en analysetools worden verzameld.
Nieuwsbriefgegevens: naam, e-mailadres, inschrijfstatus en toestemming voor marketingcommunicatie.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
NOORDVORM verwerkt persoonsgegevens voor het beantwoorden van contactaanvragen en vragen; het opstellen van offertes en aangaan van overeenkomsten; het uitvoeren en opleveren van opdrachten; communicatie tijdens een opdracht; facturatie, betalingen en administratie; het voldoen aan wettelijke verplichtingen; het functioneren, beveiligen en analyseren van de website; het verbeteren van de website en dienstverlening; en het versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie wanneer daarvoor toestemming is gegeven.
De verwerking vindt plaats op basis van de uitvoering van een overeenkomst, stappen voorafgaand aan een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van het betreffende doel.
4. Persoonsgegevens binnen opdrachten en AI
NOORDVORM gebruikt generatieve AI en beeldbewerkingsdiensten bij de uitvoering van opdrachten. Aangeleverde materialen worden via deze diensten verwerkt wanneer dit nodig is voor de overeengekomen dienstverlening.
Wanneer een opdrachtgever persoonsgegevens van derden aanlevert, waaronder foto's waarop personen herkenbaar zijn, staat de opdrachtgever ervoor in dat deze gegevens rechtmatig aan NOORDVORM worden verstrekt en voor de opdracht mogen worden verwerkt.
NOORDVORM gebruikt aangeleverde persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen dienstverlening en aanverwante noodzakelijke bedrijfsprocessen.
NOORDVORM stelt klantmateriaal niet bewust beschikbaar voor het trainen van AI-modellen van derden. Wanneer een gebruikte dienst instellingen biedt om gebruik van klantmateriaal voor modeltraining uit te schakelen, gebruikt NOORDVORM deze instellingen voor klantmateriaal.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
NOORDVORM deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering of naleving van een wettelijke verplichting.
Daarbij worden de volgende categorieën van ontvangers gebruikt: AI- en beeldbewerkingsdienstverleners; hosting- en websitedienstverleners; administratie-, boekhoud- en betaaldienstverleners; e-mail- en communicatiedienstverleners; nieuwsbrief- en marketingdienstverleners; en door Noordvorm ingeschakelde professionals of onderaannemers die voor hun werkzaamheden toegang tot persoonsgegevens nodig hebben.
NOORDVORM beperkt de gedeelde gegevens tot wat voor het betreffende doel noodzakelijk is.
6. Verwerking buiten de EER
Sommige externe dienstverleners verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt NOORDVORM dat de doorgifte plaatsvindt op basis van een geldige AVG-grondslag en de vereiste waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
NOORDVORM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.
Financiële administratie: 7 jaar, overeenkomstig de fiscale bewaarplicht.
Projectbestanden met persoonsgegevens: maximaal 1 jaar na afronding van de opdracht, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor een concreet doel of wettelijke verplichting.
Contactaanvragen zonder opdracht: maximaal 6 maanden.
Nieuwsbriefgegevens: zolang iemand voor de nieuwsbrief staat ingeschreven. Na afmelding worden gegevens uit de actieve mailinglijst verwijderd, met behoud van gegevens die noodzakelijk zijn om de afmelding te respecteren.
Overige persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra deze niet meer noodzakelijk zijn.
8. Cookies, analytics en advertenties
NOORDVORM gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor het functioneren van de website, het analyseren van websitegebruik en marketingdoeleinden.
Functionele cookies ondersteunen de noodzakelijke werking van de website.
Analytische cookies geven inzicht in het gebruik van de website.
Marketing- en advertentiecookies worden gebruikt voor advertentiemeting, doelgroepen en retargeting, waaronder via socialmediaplatforms zoals Meta en Instagram.
Cookies waarvoor toestemming vereist is, worden pas geplaatst nadat de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven. De bezoeker kan de gemaakte keuze wijzigen of intrekken via de beschikbare cookie-instellingen.
9. Beveiliging
NOORDVORM neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking.
Daaronder vallen onder meer beveiligde accounts, sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar beschikbaar, beperkte toegang tot klantgegevens en zorgvuldig opslaan en delen van bestanden.
10. Privacyrechten
Betrokkenen hebben, afhankelijk van de situatie, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.
Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar info@noordvorm.com. NOORDVORM reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer dat wettelijk is toegestaan, kan Noordvorm aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen van deze privacyverklaring
NOORDVORM past deze privacyverklaring aan wanneer de dienstverlening, gegevensverwerking of toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De actuele versie wordt via de website van NOORDVORM beschikbaar gesteld.